Samen met een extern consultancybedrijf zette CIB Vlaanderen een tweetal jaren geleden een studie op rond de toekomst van het beroep van zowel de vastgoedbemiddelaar als de syndicus.
Uit die diverse werkgroepen, met daarbij ook syndici, is gebleken dat er een hoge nood is aan een oplossing die syndici toelaat efficiënter te werken en te ontlasten op vlak van repetitieve en arbeidsintensieve taken zonder daarbij in te boeten op vlak van klanteninteractie en dienstverleningen tegelijk door automatisatie een snellere en betere service kunnen bieden aan de klant. De beroepsverenging vond uiteindelijk bij Proximus dé partner om tot een slimmer oplossing te komen onder de naam van de Smart Property Manager (SPM). Het pilootproject draait inmiddels op volle toeren en op korte termijn wordt het uitgerold in heel Vlaanderen.
“De SPM is een innovatief platform waarbij elk gebouw een uniek telefoonnummer toegewezen krijgt, en waarop de bewoner ten allen tijde meldingen en/of defecten over het gebouw kan doorgeven. Denk aan liftstoringen, defecte toegangsdeuren, lichtprobleem, verwarmingsprobleem, ... “, vertelt Yavuz Bahadir, Manager Strategic Partnerships bij Proximus.
De meldingen worden ontvangen en verwerkt in een case management platform. De syndicus kan ook onmiddellijk de melding van het probleem bevestigen en opnemen als extra boodschap in het meldingsmenu, zodat de volgende beller(s) te horen krijgt dat het probleem reeds gemeld werd. Op die manier worden repetitieve telefoons over hetzelfde issue uitgesloten. “Hiermee realiseren we voor de syndicus een stevige vermindering van het aantal telefoons en e-mails, zonder in te boeten op service. Een dergelijk slim meldingspunt is ook permanent actief, 24u/24u en 7 op 7, wat ook de bereikbaarheid van de syndicus ook ten goede komt”, meent Bahadir.
Ook in bijzondere situaties kan snel een extra type schade toegevoegd worden zoals bijvoorbeeld stormschade. Door dergelijk flexibel systeem kan de syndicus ook snel en adequaat inspelen op specifieke situaties om zo sneller een juiste inschatting te krijgen van het gemelde probleem.
“De SPM wordt momenteel opgestart in een pilootfase in meerdere gebouwen. We voorzien dat de piloot tussen de 3 en 6 maanden zal lopen, wat ons in staat moet stellen dat oplossing op basis van de eerste gebruikservaringen nog beter af te stemmen op de noden van de syndicus en bewoners. Gedurende die periode zullen we data capteren die ons toelaat de oplossing nog verder te verfijnen”, vult Stephan De Witte, operationeel directeur bij CIB aan.
Op termijn zal de SPM nog uitgebreid kunnen worden met andere communicatieplatformen (zoals bijvoorbeeld Whatsapp, Messenger, ...) en de functionaliteit om ook onmiddellijk foto’s en extra informatie mee te sturen bij de melding. “Op dat vlak zitten we met door de combinatie Proximus, ORIS en CIB Vlaanderen goed. De ene is pionier op vlak van communicatietechnologie, de andere kan terugblikken op een ruimte kennis en ervaring in digitalisering voor de vastgoedsector. Door de intense samenwerking met het werkveld zijn we er ook zeker van dat de juiste noden behartigt worden. daarom zijn we ook onze syndici dankbaar dat zij tijd en energie wensen te steken in het ontwikkelen van dit innovatief platform”, meent Jonas Zaman, product owner bij Oris.
RealSmart
De SPM is trouwens ontwikkeld op basis van RealSmart, de dossiersoftware die op 2 jaar een vaste stek verworven heeft bij meer dan 1.600 vastgoedkantoren en niet meer weg te denken is in de dagelijkse kantoorwerking. Dankzij deze uitbreiding wordt het RealSmart platform ook ineens uitgebreid met een belangrijke toepassing voor onze leden-syndici. Het platform is tevens futureproof en kan later uitgebreid worden met andere innovaties, zoals het automatisch monitoren van gegevens en systemen in gebouwen. Een belangrijke stap naar het slimmer maken van het bestaande gebouwenpark.
