De coronapandemie heeft in heel wat sectoren tot een versnelde digitalisering geleid. Ook de syndici wisten het voorbije jaar een digitale versnelling hoger te schakelen, onder meer op het vlak van vergaderen. Worden zuiver digitale algemene vergaderingen de norm of zien de syndici eerder een toekomst weggelegd voor ‘hybride’ vergaderingen? We legden ons oor te luisteren bij enkele specialisten uit het werkveld.
2020 was een bewogen jaar voor de syndici. Omwille van hun essentiële rol konden ze hun activiteiten tijdens de coronalockdowns verderzetten, maar tegelijk moesten ze ook hun manier van werken aanpassen. In korte tijd hebben de syndici zich de wereld van digitaal vergaderen eigen moeten maken. Dat geldt ook voor CIB-leden Jan Alleman, Karel Timmermans en Didier De Lille.
Welke vernieuwingen hebben jullie tijdens de coronacrisis ingevoerd?
Alleman: “Ons kantoor zette – nóg meer dan voordien – in op digitale communicatie. Voor de raden van mede-eigendom zijn we eerst overgestapt op hybride vergaderingen en nadien op digitale vergaderingen. De commissarissen van de rekeningen werken voor 95% digitaal. De rekeninguittreksels, balans, het grootboek leveranciers en mede-eigenaars worden allemaal op een digitale manier met de commissaris overlopen. “Dit betekent een aanzienlijke tijdsbesparing, al gaat het wel ten koste van het sociaal contact. We hebben ook veel ervaring opgedaan met het thuiswerk van de medewerkers. Voor ons kantoor was dat iets totaal nieuw, waar dan ook de nodige investeringen tegenover stonden.“
De Lille: “Echte innovaties zijn uitgebleven aangezien wij voor de lockdown al relatief digitaal aanwezig waren en zaken digitaal ter beschikking stelden waar nodig.”
Timmermans: “Het ‘beheerspakket’ waarmee wij werken, voorziet een aantal tools die we nu extra zullen promoten binnen onze gebouwen om de digitale kaart te blijven trekken. Alle vergaderingen met de raden van mede-eigendom en rekeningcommissaris gebeurden via Teams en dat zullen we blijven doen. Doordat wij via ons’beheerspakket’ veel beschikbaar kunnen stellen via de website zijn effectieve samenkomsten minder nodig om toch transparant te werken. Anderzijds is ook het thuiswerk voor de medewerkers erbij gekomen en hebben we daarvoor intern een aantal zaken aangepast in onze IT-structuur.”
Een belangrijke recente innovatie binnen het appartementsrecht is de verankering van de aanwezigheid op afstand. Tevreden dat het om een keuzevrijheid gaat en geen verplichting?
De Lille: “De keuzemogelijkheid is in het voordeel van de syndicus, mede-eigenaar en andere kleinere minderheden. Standaard zal wellicht elke ietwat professionele syndicus de oproeping voorzien van een manier om op afstand aanwezig te zijn. Dit komt uiteindelijk ten goede van te behalen quorums om geldig te kunnen vergaderen.”
Alleman: “Dat de keuzevrijheid bij de syndicus ligt om ook de mogelijkheid op afstand aan te bieden vind ik een logische, maar wel heel belangrijke nuance. Het feit dat het om een keuzemogelijkheid voor de eigenaars gaat, kunnen wij enkel maar toejuichen. Zo hopen wij in de toekomst om die mede-eigenaars die van ver komen, of een drukke agenda hadden en hierdoor steeds afwezig waren toch nog te mogen ontvangen op de vergadering. Voor de tweedeverblijvers zie ik dit als een extra troef. Wanneer een algemene vergadering tijdens de week doorgaat, hoeven ze niet enkel en alleen voor de vergadering heen en weer te komen.”
Timmermans: “De keuzevrijheid is cruciaal. Hierdoor kan de syndicus gebouw per gebouw beslissen. Er zijn een heel aantal wijzigingen rond energie lopende waardoor sommige mensen toch ook een fysieke benadering nodig hebben. Indien het louter om een standaardvergadering gaat, dan zou die gerust online kunnen plaatsvinden. Maar bij investeringen van meer dan één miljoen euro moeten sommige vragen toch face-to-face worden beantwoorden."
